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      順義專業舞臺搭建教你變身論壇活動高手

      來源:www.adwaen.com 發布時間:2019年05月29日

             順義專業舞臺搭建教你變身論壇活動高手,“為什么要請客吃飯?請誰吃飯?去哪吃?吃什么?吃到什么程度?”請客之前要回答的問題,做論壇發布會也少不了。在活動從0到1的起步階段,要根據公司的目的,回答幾個活動的“哲學問題”,對活動概貌初步勾勒?;顒邮鞘裁??由誰主辦?嘉賓是誰?什么時候舉辦?想在什么類型的場地舉辦?要花多少錢?

      順義專業舞臺搭建
      從哪來?舉辦公關活動的目的是什么?提升知名度還是傳播觀點?
      到哪去?為這次項目設定主要KPI。比如要有多少客戶來參與?達到多少傳播量?多少媒體發稿?帶來多少銷售?
      確定方向后,就要開始落實計劃,并把工作一一展開?;顒舆x址、活動日程、嘉賓、成本核算要在此刻初步確定。以活動日程為綱領,規劃活動籌備推進進度,形成你的時間管理表(如圖)。
      想獲得完整版表格,請關注下期干貨欄目推送。
      無論對于什么活動來說,“選好場地就是成功了一半”,這里我們重點講講論壇/發布會選址:場地選擇
      一、公司附近。公司附近聚集著大量同行、上下游企業以及相關媒體,受眾準,到場率也有保證。(舉個栗子,IT發布會青睞中關村附近,而金融投行則是CBD附近,不想出三環。)另外,離公司近,能省不少時間。
      二、地鐵沿線。交通方便,保證嘉賓和媒體出席率。
      三、停車場車位充足。方便與會者和VIP停車。
      四、會場硬件達標。首先,裝修風格盡可能商務簡約,才能襯托論壇的主題;其次,主會場層高盡可能5米以上,大廳里最好沒有立柱;最后,敲黑板部分來了,場地一定要比你按人頭估算出面積大20%,因為論壇一定會設置舞臺區域。
      五、特色體驗。有些場地的茶歇可以制作成精巧造型,讓嘉賓們體驗良好,會讓與會嘉賓樂于傳播。此可謂細節取勝。
      二、流程設計環節
             請客吃飯,上菜自然要講究順序。前菜、開胃菜、主菜要分清先后主次,才能逐漸引導嘉賓的情緒,營造體驗、傳遞信息。一場論壇,通常由以下環節構成。而“主演講”則是整場宴席的主菜。如果你的老板請你匯報“流程是怎么設計的”,記住下面這幾句話,會讓你的匯報加分:“我們的開場很震撼”,開場環節通常會有以下幾個設置:1開場視頻、2、開場音樂下主持人隆重登場、3、開場表演(舞蹈、情景?。?、開場視頻+互動表演(人屏互動等高科技)。一個很震撼的開場,能夠快速吸引大家的注意,并聚焦于有關論壇的討論。“我們請來了業內最知名的大咖”震撼的開場和主持人致辭后,一般先請行業內的大咖(最好有些政府或協會背景)作開場演講,分析經濟大勢、解讀行業政策、指明行業趨勢,高屋建瓴,幫助提升正常論壇視野高度。“我們的主演講干貨滿滿”,主演講是指主辦方發表的主旨演講,是整場論壇需要傳遞的key massage核心信息。因此,其內容最好充滿翔實的數據和鮮明的觀點,讓受眾充分感受到主辦方的實力和誠意。“我們的圓桌咖位很大”
             論壇都流行安排一個Panel環節(圓桌討論),請3-5名大咖在舞臺上的沙發就坐,在主持人的引導下,就此行業趨勢或新的解決方案從各自的領域和維度拋出論點和看法。Panel可以避免一言堂,使得大會的含金量提高。另外,媒體非常熱衷于報道Panel中不同觀點的強烈碰撞場面。注意會前和做Panel的大咖們取得充分的溝通,討論和理解他們的觀點,提前制作PPT:事先就要把大咖們有趣、重量級的KEYWORDS做成PPT。“我們的互動環節很有趣”論壇最后,建議設計一個Q&A環節,給與會觀眾一個參與提問的機會。大會氛圍會顯得輕松和民主。問題最好事先設定,這樣能確保問題涉及的范圍的廣度,以及問題的有趣程度。同時還要考慮大咖們是否愿意回答。
      三、內容板塊
            請客吃什么?要回答這個問題,就要知道你請的人喜歡吃什么、需要吃什么。組織者要非常了解參會人心中的疑惑,再邀請行業內各領域人士,探討觀點,提出解決方案。例如:“xx行業的未來十年” 、“在xx背景下,應該如何面對xx”、“xx問題的邏輯和解決之道”。關于會議主題,需要一句高度提煉的Slogan體現。好的slogan,需要具備對行業的洞悉和趨勢的判斷,更要順口好記。這要求你在對行業、公司了解的基礎上,也有一定的文字基礎。當然,研究公司此前的slogan會對你很有幫助和啟發
      Slogan常見范式
      一、中式對仗:
      萬物智聯,賦能無限;大道至簡  創新致遠 好車險,中華情 唯創變  礪新聲 撼視界 攬未來
      二、諧音或藏頭詩(將公司的key words 用諧音形式附會到Slogan里):
      藝呼百應;(愛奇藝)
      一路U你(UC的)
      芯心相通 贏享未來 (芯片公司的)
      新時貸(網上貸款公司)
      三、郎朗上口便于傳播(互聯網公司的風潮) :
      這世界很酷(優酷的)
      四、英文MIX 中文的
      途be better (途家)
      五:簡約直接(年輕化)
      勢在必燃
      新基因 新零售
      預見未來
      安全連接未來
      時代之道
      開場視頻范式
      開場視頻全千萬化,以下套路常見且容易操作的。
      套路一:總分總,行業總體趨勢+本企業取得的成績+此成績對整體趨勢引導和升華+主視覺定幀。
      套路二:倒敘,舉栗子:10年前如何,5年前如何,3年前又什么狀況,1年前是什么狀況?,F在是因為什么條件成熟,所以推出什么解決方案,接著出主視覺定幀。
      套路三: 社會責任,某個需求在社會中的至關重要性及解決的緊迫感,從頭到尾不帶出什么的企業信息。出定幀主視覺才知道是哪個公司主辦的論壇。
      套路四:數字化,引用行業中一系列的關鍵數字來聚焦出緊迫感和重要感,最后同樣出主視覺定幀。
      四、設計環節
            順義專業舞臺搭建公司為了讓你的“飯局”看起來更有面子,那么就一定要在設計上下好功夫?;顒颖聘窀?,全靠設計撐。好設計不僅能讓活動體驗更好,更能增強傳播力。接下里我們就以簽到合影區和一些物料為例,告訴你一個美好的設計如何激發你分享的欲望。立體大字:將論壇的主題和主辦方的LOGO MIX在一起做一組立體大字,有政治任務的嘉賓必然會拍照留念。網絡熱詞:立體大字如果還不夠吸引人,再加幾組用“網絡熱詞”來包裝把熱詞做成KT板拿在手里當道具,吸引受眾拍照。互動區域:設置論壇大咖的經典語錄或者是論壇上大咖即將會談到的主要話題在互動區域的板子上,使得傳播更為聚焦有趣。除此之外,在物料上的巧思,也可以大幅度提升逼格+傳播力。
      五、推廣環節
       飯局已有基本設計框架,接下來如何把“客戶”吸引來?客人分為兩種,一種是“嘉賓”,一種是“贊助商”。嘉賓一般可以從以下幾點來吸引:直面行業大咖、社交需求、知識學習。有了一批“種子嘉賓”后,同類嘉賓之間就可以產生“相互撬動”的作用,一兩位重量級嘉賓更可以獲得一批嘉賓的參與。對于贊助商來說,活動能給予他們好處,對自身的品宣或者銷售能帶來極大的幫助,所以要把本次活動能給的權益明明白的列舉出來,讓人一目了然,促進銷售成單。
      為此,你可以把你的賣點制作成精良的前期傳播文案。除了邀請函外,還可以通過具有創意的倒計時海報、H5邀請函(如測試、小游戲)等方式來傳播活動,都能在朋友圈中招攬一波關注。
      后期傳播也是最重要的落腳點?;顒蝇F場,要為你邀請的媒體和KOL準備好需要的新聞稿,活動流程及指南,公司或新產品介紹,有趣的小紀念品,車馬費等,這些是需要在簽到時給到媒體,以保證傳播口徑統一。
      六、現場籌備環節
      賓客來之前,把自家打扮收拾漂亮,酒肉飯菜備齊做好,端上桌。
      根據論壇需要,要檢測最基本的電源,無線網,投影,麥克風及音響設備,桌椅、舞臺、背景板是否全部準備就位。如果需要現場搭建,這就一定要跟場地提供方協商好進程事宜(通常需要多支付不少場租費用)。
      配套的餐飲,住宿也很重要,最好能和會場安排在一起,這也是論壇喜歡選擇酒店的重要原因。如果餐飲離會場較遠,則需要安排餐飲外賣。
      在搭建及彩排工作結束后,建議再召集各個版塊的工作人員一起開一個現場碰頭會。同步信息,查漏補缺,非常關鍵。
      1、搭建:急需要添加的贊助方的LOGO貼字?某個背景板前亮度不夠需要調整等等
      2、彩排流程:
      沒有提交到控臺視頻和PPT還有幾個?由誰負責到位?幾點到位?
      同步更新的流程
      同步參會大咖名單
      主持人詞最后的修改確定
      負責人:論壇正式的各個口的負責人員的最后確認。
      3、鼓勵士氣。
      七、現場執行環節
      賓客到場,把酒菜統統端上來。最重要的是自己的陣腳不能亂。
      現場執行時最重要的組織原則是負責人制。核心人員要形成工作組,活動前就要經常開碰頭會,保證無縫對接。工作人員最重要的原則就是“一人盯一事,事事有唯一負責人”。
      現場負責人安排
      一般要在幾個大環節設置負責人:
      現場負責人:整體把控現場整體情況
      主會場負責人:監督主會場內部的大事小情嚴格執行,保證嘉賓體驗
      控臺負責人:對于舞臺所有流程、視頻、燈光、音頻進行掌控。
      前臺負責人:負責嘉賓簽到體驗、安保有序。
      VIP負責人:負責VIP客戶、演講嘉賓的迎來送往。
      搭建負責人:除主會場外,最重要的板塊負責人。搭建質量決定了設計是否能夠落地,繼而決定了活動的逼格。搭建也要嚴格控制進度,確保在活動開始前,把場地交付。
      物料負責人:物料運輸、管理、發放、回收。
      攝影攝像同傳速記負責人:對接好活動記錄人員,安排記錄重點moment。
      媒體負責人:接待媒體,并對傳播稿量負責。
      不管在公司里是什么職位,在活動中可能你就負責嘉賓引導,從頭跟到尾;負責盯椅子,什么時候需要給臺上嘉賓分秒不差的遞上去,一場完美的活動就是這樣一個個細節串起來的。
      然而就算是再細致的部署也可能存在各種意外事件,所以在活動前,要對于一些常見的、大概率發生的事件有所預判。
      試想一下,嘉賓如果你的演講大咖在論壇已經開始的時,因為種種原因,還沒有到位,你要怎么辦? 這里就要考察你的現場反應能力:
      1、時間預估:將此演講大咖到達現場的時間做最遲的預估,將他放置本環節的最末位登臺
      2、快速同步:同步給主持人、流程控制臺以及下面順次演講嘉賓
      3、內容調整:主持人要修改主持詞、控臺負責人馬上將此人的演講資料拉成最后一個。
      八、會后環節
      活動現場的結束并不代表活動營銷的完結?;顒雍蟮募毠澞媚蟾姽Ψ?。但很多人往往忽略這個環節的重要性。在論壇結束后,至少要做好這幾件事情:
      1、剪輯視頻花絮
      拷貝所有影像資料,并剪輯成視頻,這不僅僅可以用于二次傳播,更可以用于下次活動邀約和傳播。
      2、復盤和活動報告
      1)信息統計(媒體報道、項目結案、效益統計<流量、資金、品牌收益>);
      2)嘉賓追蹤(答謝信、客戶用戶滿意度調查、進一步轉化合作/銷售的跟進);
      3)事件發酵(活動報道、案例包裝、聯合KOL營銷事件包裝推廣)。
      檢驗活動各項KPI和指標是否達到了預期效果,并總結在籌備組織過程中,有哪些優點和不足,讓優秀經驗和問題充分暴露和探討,形成報告作為管理資產沉淀下來。
      事件發酵
      是為了獲取觀眾認同感,以沉淀忠誠度客戶;當然也為了活動的效果,為下一次的招商做案例準備;而更為重要的是,活動后的活動報道,才是活動營銷的最大價值,在全網充分刷存在感。


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